Cos’è il Whistleblowing?
È un istituto di derivazione anglosassone che consente ai dipendenti di organizzazioni pubbliche o private – i c.d. whistleblowers – di segnalare, a specifici individui od organismi, condotte illecite realizzate da parte di soggetti appartenenti all’organizzazione stessa o il rischio imminente del loro verificarsi, di cui siano venuti a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.
Che cosa prevede il Decreto sul Whistleblowing (D. Lgs. n. 24/2023)
La disciplina prevede – in estrema sintesi – l’istituzione di un sistema interno di segnalazione degli illeciti che le società destinatarie della norma avrebbero dovuto obbligatoriamente implementare, al più tardi, entro dicembre 2023 – ovvero entro luglio 2023 in caso di società con numero di dipendenti superiore a 249. E ciò a prescindere dall’aver, o meno, adottato un Modello di organizzazione 231.
Più nello specifico, il canale interno di segnalazione deve prevedere la possibilità di effettuare le segnalazioni:
- in forma scritta: analogica o con modalità informatiche;
- in forma orale: attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo ragionevole.
La segnalazione può avere ad oggetto la violazione sia della normativa nazionale (come, ad esempio: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001; violazioni del Modello 231) sia di quella dell’Unione europea (come, ad esempio: illeciti relativi a contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi).
La gestione del canale medesimo deve essere affidata ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato, ovvero affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.
Deve inoltre essere garantita la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, nonché tutelato il segnalante da atti ritorsivi.
La società dovrà inoltre predisporre idonea procedura scritta per la regolamentazione delle modalità di segnalazione e gestione delle stesse, in conformità alle disposizioni normative, nonché alle Linee-guida Confindustria emanate ad ottobre 2023.
I soggetti obbligati all’implementazione del whistleblowing
Fra i soggetti del settore privato obbligati ad applicare la disciplina rientrano le imprese che:
- hanno adottato un Modello di organizzazione 231;
- hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo ex D. Lgs. n. 231/2001.
Sono soggette all’obbligo, inoltre – a prescindere dalla dimensione e dall’adozione di un Modello 231 – anche tutte le aziende che svolgono attività nei seguenti settori:
- servizi e prodotti finanziari, prevenzione del riciclaggio e misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente;
- rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea, in materia soprattutto di protezione del risparmio, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto questa media di lavoratori subordinati.
I chiarimenti offerti dalle Linee-guida di Confindustria: non è obbligatorio il software
Per quanto attiene agli strumenti concreti attraverso cui attivare il canale di segnalazione interno, con particolare riferimento a quello scritto, è stato chiarito da ANAC e da Confindustria che non è obbligatorio per l’impresa adottare un sistema informatico, potendo invece scegliere se utilizzare lo strumento della piattaforma on-line oppure optare per la modalità analogica.
In ogni caso, è stato escluso che la posta elettronica ordinaria e la PEC siano strumenti adeguati a garantire la riservatezza del segnalante. Laddove, infatti, l’impresa si orienti verso l’utilizzo dello strumento informatico per la gestione della segnalazione scritta, l’unico ritenuto adeguato è da individuarsi nella piattaforma on-line.
L’impresa, invece, resta obbligata a predisporre sia il canale scritto che quello orale, dovendo mettere entrambi a disposizione del segnalante che sarà libero di scegliere la modalità preferita per effettuare la segnalazione.
Whistleblowing e Modello di organizzazione 231
Considerata, pertanto, l’obbligatorietà e la cogenza dell’implementazione del whistleblowing anche per le società destinatarie della normativa che ancora ad oggi non hanno adottato un Modello 231, si presenta per queste l’opportunità di avviare un programma di compliance integrata che consenta di meglio gestire i rischi e sfruttare le opportunità offerte dall’adozione di un Modello 231, sia in termini economici che reputazionali.
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